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DYMO標簽機快速文件分類提升中小企業效率

無論是各行各業,還是各中小企,公司中都有數之不盡的大小文件,要分門別類不是易事。而且辦公室文件、信件日多,每次獨立印上地址或其他資料均相當費時。有見及此,DYMO標簽方案專家Wilson Lo特別與大家分享如何使用標簽機實行標簽管理令辦事變得更有效率。

 現狀:中小企文件分類令人頭痛

就目前來看,中小企每天可應用到標簽管理的地方相當多。他舉例說,單是員工的資產文件,已經多得難以分辨,再加上每天大量的發放信件,以及公司定期備份數據的光碟等,分類問題實在令雇主頭痛。雖然已經進入數碼化時代,但Wilson表示依然未能取代標簽管理模式。若配合如DYMO一類專用標簽列印裝置,便可讓中小企業更快速,更清晰地進行文件分類。在效能與功能上,DYMO比同類產品有過之而無不及,DYMO亦是少數廠商,提供了由家庭至工程用的完善產品線。

 3分鐘快速上手

考慮到要使用標簽處理的,大多是中小企中管理部文員,而且未必每位都擅于電腦操作。Wilson指出,一般情況下,他們會以電腦配合文書處理軟件,再購買標簽貼紙來印制標簽。〔這類方法可以做到分類效果,但通常只有A4尺寸供選擇,若不是一次過印制所有標簽,下次使用時便要〔就位〕列印,相當不便。〕

就這種辦公室常用工作,Wilson建議可選用針對辦公室環境而設的LabelWriter系列標簽機。LabelWriter系列可支援不同尺寸的標簽帶,其標簽寬度最高支援60毫米;標簽選擇亦相當多,提供地址、文件夾、儲存媒體及員工證等專用標簽,列印速度更達每分鐘55張標簽。Wilson續稱,該系列最大的好處是只要接上電腦,便可輕松地進行列印,還可列印公司圖形標記,功能多亦卻十分易用,再配合專用軟件,一般不擅電腦操作的用戶亦可于兩三分鐘內上手。而這類針對辦公室用戶的型號,售價由$300至$2000不等,成本不高且能有效提升工作效率,比起使用傳統打印機更方便快捷。推薦閱讀 >>DYMO LabelWriter標簽機系列。

 工程業專用標簽

針對經常外勤機樓工作,或在沒有電腦的環境下工作的員工,Wilson提出DYMO亦有適合他們的方案。以DYMO Rhino Pro5000工程用標簽機為例,性能卓越,兼備快速、易用及高效三項優點,只需輕按獨有的〔快捷鍵〕,便可更改格式;還有常用數據通訊及電力符號可供使用,廣泛適用于各行各業。以在機樓工作的技術人員為例,只要使用〔WRAP〕快捷鍵輸入纜線的直徑,便可制作繞線標簽,還有專業用的彈性尼龍標簽帶,使標簽能持久圍繞彎曲的表面。

 提升各行各業效率

最后,Wilson指出雖然以往DYMO標簽機的印象,好像只為一般辦公室而設,但其實它在各行各業都能有助提升營運效率。他舉出不同例子:〔有一間油漆公司使用了DYMO標簽,在電腦校色后即時列印相關標簽使分類一目了然;多家診所亦有使用DYMO標簽列出藥物名稱與效用,比起以往手寫清晰很多。而零售業方面,以LableWriter印制價格與條碼,令管理更方便。〕

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